Recurso gratuito para clínicas

8 plantillas de WhatsApp para recordar citas y reducir ausencias

Aquí tienes los mensajes que mejor funcionan para que los pacientes confirmen, avisen si no pueden venir y no dejen huecos vacíos. Son gratuitos y sin registro: cópialos, cambia lo que va entre llaves y úsalos desde hoy en el WhatsApp de tu clínica. Al final te contamos cuándo enviar cada uno, qué tienes que cumplir con el RGPD y cómo automatizarlos para que recepción no tenga que enviarlos a mano.

Las 8 plantillas, listas para copiar

Cambia lo que va entre llaves: {nombre}, {clínica}, {día}, {hora}, {profesional} y {dirección}. Mantén los mensajes cortos y sin datos de salud.

1. Confirmación al reservar. «Hola, {nombre}. Tu cita en {clínica} queda reservada para el {día} a las {hora} con {profesional}. Dirección: {dirección}. Si necesitas cambiarla, responde CAMBIAR y te damos otra hora.»
2. Recordatorio 48 horas antes. «Hola, {nombre}. Te recordamos tu cita del {día} a las {hora} en {clínica}. Responde SÍ para confirmarla o CAMBIAR si necesitas otro día.»
3. Recordatorio el mismo día. «Buenos días, {nombre}. Hoy a las {hora} te esperamos en {clínica}. Si al final no puedes venir, avísanos por aquí y daremos tu hueco a otro paciente.»
4. Hueco libre para la lista de espera. «Hola, {nombre}. Se ha liberado un hueco el {día} a las {hora} con {profesional}. ¿Lo quieres? Responde SÍ en los próximos 30 minutos y es tuyo.»
5. Cambio de cita confirmado. «Hecho, {nombre}: tu cita pasa al {día} a las {hora}. Te enviaremos un recordatorio el día antes.»
6. Primera visita. «Hola, {nombre}. Mañana es tu primera visita en {clínica} a las {hora}. Te recomendamos llegar 10 minutos antes y traer tu documento de identidad. Cómo llegar: {dirección}.»
7. Tras una ausencia. «Hola, {nombre}. Hoy te echamos de menos en tu cita. ¿Buscamos otra fecha? Respóndenos con el día que mejor te venga.»
8. Revisión periódica. «Hola, {nombre}. Ya toca tu revisión en {clínica}. ¿Te reservamos hora? Respóndenos con el día y la franja que prefieras.»

Cuándo enviar cada mensaje

• Al reservar: plantilla 1 (o la 6 si es su primera visita).
• 48 horas antes: plantilla 2. Deja margen para rellenar el hueco si cancela.
• El mismo día, por la mañana: plantilla 3, solo a quien no confirmó.
• Cuando alguien cancela: plantilla 4 a los pacientes de la lista de espera, de uno en uno.
• Al cambiar la cita: plantilla 5.
• Si no se presenta: plantilla 7 ese mismo día.
• Pacientes que deben volver: plantilla 8 cuando toque su revisión.

Lo que hay que cumplir

Los recordatorios de una cita que el paciente ha pedido son mensajes de servicio, pero conviene hacerlo bien:

• Informa en tu política de privacidad y al dar la cita de que usarás WhatsApp para gestionar las citas.
• Nada de diagnósticos ni tratamientos en el mensaje: solo día, hora, centro y profesional.
• Usa WhatsApp Business o su plataforma oficial. Para mensajes automáticos que inicia la clínica, Meta exige plantillas aprobadas.
• Los mensajes comerciales (promociones, campañas) solo a quien haya dado su consentimiento, con opción de baja.

Esta guía es orientativa y no sustituye el asesoramiento legal de tu clínica.

A mano o automático

Con pocas citas al día puedes enviarlos a mano. Con decenas, recepción no llega y los recordatorios dejan de salir justo los días de más trabajo. Automatizados, salen solos a su hora, recogen las respuestas SÍ o CAMBIAR, liberan el hueco y avisan a la lista de espera.

Es lo que hace nuestra automatización de WhatsApp, conectada a la agenda del sistema integral para clínicas. Puedes ver los planes para clínicas y, antes, calcular cuánto te cuestan hoy las citas perdidas. Si quieres más medidas, lee la guía cómo reducir las citas perdidas.

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar estas plantillas gratis?

Sí. Puedes copiarlas, adaptarlas a tu clínica y usarlas sin registrarte ni citar la fuente.

¿Es mejor responder SÍ o con botones?

Los botones son más cómodos para el paciente, pero necesitan WhatsApp Business con plantillas aprobadas. Si envías a mano, «responde SÍ o CAMBIAR» funciona bien.

¿A qué hora conviene enviar los recordatorios?

En horario razonable, entre las 9:00 y las 20:00, y nunca de madrugada. El del mismo día, a primera hora.

¿Necesito el consentimiento del paciente?

Para los recordatorios de una cita que ha pedido basta con informarle de que usarás WhatsApp para gestionarla. Para mensajes comerciales sí necesitas su consentimiento.

¿Se pueden enviar solos?

Sí. Con un sistema conectado a la agenda, cada mensaje sale a su hora y las respuestas actualizan la cita sin que recepción intervenga.

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